Forretningsorden
Den selvejende institution Kolding Friskole
Forretningsorden for bestyrelsen
Godkendt på bestyrelsesmøde den 11. juni 2019
Ændring og tilføjelse til denne forretningsorden
Denne forretningsorden er godkendt af bestyrelsen som et tillæg til skolens vedtægter. Enhver ændring eller tilføjelse skal behandles og godkendes på et ordinært bestyrelsesmøde.
Forretningsordenen kan ikke stride mod gældende lovgivning mv. samt skolens gældende vedtægter, da den juridisk er en udvidelse af vedtægternes bestemmelser.
Ved vedtægtsændring skal forretningsordenen om nødvendigt justeres. Justering foretages senest ved ministeriets godkendelse af de nye vedtægter.
1.0 Indkaldelse af generalforsamling.
2.0 Afholdelse af generalforsamling.
3.0 Konstituerende bestyrelsesmøde.
4.0 Funktionsbeskrivelse.
4.1 Formanden.
4.2 Næstformanden.
4.3 Referent
4.4 Medarbejderrepræsentanten.
5.0 Bestyrelsens mødevirksomhed.
6.0 Faste punkter i løbet af året
7.0 Bestyrelsens opgaver
8.0 Intern revisionsbestemmelse.
9.0 Indskrivningsprocedure.
10.0 Ansættelsesprocedure.
10.1 Ansættelsesudvalg.
10.2. Udvælgelse af ansøgere til samtale på medarbejder niveau.
10.2.1 Udvælgelse af ansøgere til samtale på leder niveau.
10.2.2 Udvælgelse af ansøgere til samtale – skoleleder
10.3 Ansættelse af tidsbegrænset/ funktionsbundet personale.
11.0 Tavshedspligt
12.0 Inhabilitet
13.0 Udtræden af bestyrelsen i utide.
14.0 Skoleledelsen – og medarbejderrepræsentantens deltagelse.
15.0 Samarbejde med de ansatte.
16.0 Samarbejde med forældrene.
17.0 Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
18.0 Budgetplanlægning.
19.0 Fripladstilskud.
20.0 Forældrekredsens tilsynsforpligtelse.
1.0 Indkaldelse af generalforsamling
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts/ april. Der indkaldelse via Viggo til forældrekredsen med mindst 14 dages varsel.
Forældrekredsen skal gøres opmærksom på, at forslag, som ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være skriftligt indgivet – og være formanden i hænde senest den 01. februar. Via Viggo, sendes der påmindelse til forældrene herom.
På et bestyrelsesmøde skal bestyrelsen forberede generalforsamlingen. Følgende punkter behandles:
1. Forslag til dirigent. Hvem træffer aftale og forbereder dirigentemnet?
2. Bestyrelsen drøfter valg- og afstemningsprocedurer. Beslutninger forelægges dirigentemnet.
3. Evt. forslag til nye bestyrelsesmedlemmer.
4. Traktement og andre praktiske aftaler aftales med Forældreudvalget.
5. Godkendelse af dagsorden, aftale om udsendelse mv. i henhold til vedtægterne.
6. Godkendelse af årsregnskab til forelæggelse på generalforsamlingen.
2.0 Afholdelse af generalforsamling
Formanden udarbejder beretning. Både udkast og endelig beretning gennemgås med skolelederen og den øvrige bestyrelse.
Skoleledelsen forbereder regnskabsgennemgang i samarbejde med interne revisorer, formand og eksterne revisorer.
Formanden indleder og foreslår dirigent til valg. Dirigenten leder derefter generalforsamlingen og fastsætter bl.a. afstemningsprocedurer.
Den siddende sekretær fører referat ved generalforsamlingen. Beretninger fra henholdsvis skolelederen og bestyrelsen offentliggøres på skolens hjemmeside, umiddelbart efter generalforsamlingen.
3.0 Konstituerende bestyrelsesmøde
Umiddelbart efter afholdelsen af den årlige generalforsamling træder den nyvalgte bestyrelse bestående af fem forældre sammen for at konstituere sig. Ændringer i bestyrelsen, midlertidige såvel som varige, kan vedtages efter de sædvanlige beslutningsregler, jf. pkt. 4.
De nyvalgte bestyrelsesmedlemmer får af formanden umiddelbart efter generalforsamlingen adgang til hvad formanden skønner nødvendigt for udførelse af tillidshvervet. Det anbefales at nye bestyrelsesmedlemmer deltager i et dags kurset: ”introduktion til bestyrelser” – afhold af friskoleforeningen.
Fortolkning af tvivlsspørgsmål om forretningsordenen sker på et bestyrelsesmøde. Ligeledes gennemgås forretningsordenen ved ny konstellation af bestyrelsessammensætningen, jf. pkt. 17.
4.0 Funktionsbeskrivelse
4.1 Formanden
Formanden træffer aftaler og kan uddelegere opgaver, men er ansvarlig for opgavernes udførelse. Formanden har ansvar for, at der udfærdiges en mødeplan for hvert halvår, og at der udarbejdes en dagsorden, som udsendes mindst fire dage før hvert møde. Skolelederen udarbejder indkaldelse til bestyrelsesmøderne sammen med formanden. Dagsordenen udsendes herefter med bilag til bestyrelsen mindst fire dage før hvert møde. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden, men det kan aftales, at et andet bestyrelsesmedlem fungerer som ordstyrer. Formanden er berettiget til at ekspedere presserende sager, som fremlægges på førstkommende møde.
4.2 Næstformanden
Næstformanden fungerer som formand, når formanden i sager eller perioder vurderer det er nødvendigt. Som konstitueret formand har næstformanden alle formandens beføjelser og pligter.
4.3 Referent
Efter hvert bestyrelsesmøde udarbejdes et referat, hvor det fremgår hvem der har deltaget, og hvilke emner der er blevet behandlet og hvad der er blevet besluttet. Elevsager og andre personsager refereres uden navns nævnelse.
Enhver mødedeltager har ret til kort at få ført sin afvigende mening ført til referat.
Referatet underskrives på det efterfølgende bestyrelsesmøde af de medlemmer, der har været til stede på mødet. Det er skolelederens ansvar, at de underskrevne referater opbevares fortroligt på Kolding Friskole, så ethvert medlem har adgang til det. Referatet forefindes også i et fortroligt, elektronisk fildelingssystem.
Referenten er ansvarlig for kvartalsvis at udarbejde en overordnet emnebeskrivelse af de områder bestyrelsen arbejder med, i den pågældende periode. Dette lægges på skolens hjemmeside.
4.4 Medarbejderrepræsentanten
Medarbejderrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager og har i øvrigt tavshedspligt i henhold til de gældende regler herom.
De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder.
5.0 Bestyrelsens mødevirksomhed
Bestyrelsen afholder møde ca. 8 gange årligt samt i øvrigt, når formanden skønner det fornødent eller det begæres af to bestyrelsesmedlemmer. Skolens forældre, medarbejdere og elever kan normalt ikke deltage i bestyrelsesmøderne, men kan deltage til belysning af enkelte punkter. Skolelederen og medarbejderrepræsentanten deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.
Bestyrelsen tilstræber enstemmige afgørelser. Hvor dette ikke kan opnås foretages afstemning. Ved afstemning gælder almindeligt stemmeflertal. Afstemning kan udsættes til næste møde, hvor fornyet behandling kan finde sted, hvis blot ét medlem ønsker det.
Mødet er beslutningsdygtigt, når mindst tre medlemmer er til stede. Ved afstemning afgøres hver sag ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at underrette hinanden om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af habilitet.
6.0 Faste punkter i løbet af året
Følgende faste punkter indgår i bestyrelsesmødernes dagsorden i løbet af et år:
Konstituering (umiddelbart efter generalforsamlingen)
Indkaldelse og deltagelse ved første møde i forældreudvalget, hvor skolelederen også deltager
Godkendelse af forhandlet lokalaftale maj/juni
Sende reminder ud om evt. forslag til generalforsamling (januar)
Budgetkontrol og estimering af næste års budget april/maj
Budgetforberedelse september/oktober
Budgetvedtagelse november – januar
Planlægning af generalforsamling februar/marts
Elevindskrivning hele året
7.0 Bestyrelsens opgaver
Bestyrelsen er ansvarlig for en forsvarlig ledelse og organisation af skolens anliggender og dens virksomhed – §9 stk 1 – vedtægterne). Bestyrelsen har besluttende myndighed under ansvar overfor generalforsamlingen på følgende områder:
1. Budgetlægning
2. Ansættelse og afskedigelse af fastansat personale
3. Ændringer i ansættelsesvilkår for fastansat personale
4. Bygningsmæssige ændringer
5. Skolens daglige økonomi
Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på tilfredsstillende måde, og at tilskudslovene og andre love, hvis bestemmelser har betydning for skolen, overholdes.
Bestyrelsen kontrollerer, at skolen er forsvarlig forsikret og gennemgår med jævne mellemrum skolens forsikringer.
Bestyrelsens medlemmer forpligter sig til at arbejde loyalt for de beslutninger, bestyrelsen har truffet og har tavshedspligt også efter afsluttet bestyrelseshverv.
8.0 Intern revisionsbestemmelse
Årsregnskabet udarbejdes efter reglerne i vedtægternes § 12 og forelægges derpå revisionen. Efter godkendelse af revisionen gennemgås regnskabet af bestyrelsen, som påser, at det er i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. Bestyrelsen underskriver derefter regnskabet og orienterer generalforsamlingen.
Den af revisor førte revisionsprotokol skal være til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne. Tilføjelser eller ændringer siden sidste møde skal meddeles samtlige medlemmer, som ved deres underskrift i protokollen skal bekræfte, at de er bekendte med indholdet.
9.0 Indskrivningsprocedure
Skolelederen udfører arbejdet og er ansvarlig for overholdelse af elevoptagelsesprocedureren – i samråd med det pædagogiske personale. Bestyrelsen godkender elevoptagelsen på baggrund af den pædagogiske/ ledelsesmæssige indstilling. Der foregår indskrivning og optagelse hele året, men der gives samlet besked til de optagne elever til kommende børnehaveklasse i september året før førskolestarten i april. Der afholdes individuelle samtaler mellem skoleleder, børnehaveklasseleder/ klasselæreren og forældre.
Ved optagelse af elever med særlige behov eller problemer, skal bestyrelsen altid orienteres.
10.0 Ansættelsesprocedure
10.1 Ansættelsesudvalg
Ved ansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af formand, repræsentant fra bestyrelsen, skoleleder og repræsentant fra medarbejdergruppen. Efter aftale med formanden udformer skolelederen en stillingsannonce. Skolelederen udarbejder samtidig en stillingsbeskrivelse, som offentliggøres.
Samtlige ledige stillinger opslås normalt. Bestyrelsen kan dog i særlige tilfælde give lederen bemyndigelse til at ansætte uden ovenstående proces. Det besluttes i det konkrete tilfælde, hvad den særlige situation omfatter. Herefter gives et skriftligt mandat til skolelederen.
10.2. Udvælgelse af ansøgere til samtale på medarbejder niveau
Udvælgelse af kandidater til samtale foretages i første omgang af skoleleder og en repræsentant fra medarbejderne som er i ansættelsesudvalget. Det øvrige ansættelsesudvalg får herefter relevante ansøgninger til gennemsyn.
Det samlede ansættelsesudvalget peger herefter i fællesskab et antal ansøgere til samtaler og gennemfører ansættelsessamtaler. Ved uenighed har skolelederen det afgørende mandat. Skolelederen indstiller til bestyrelsen.
10.2.1 Udvælgelse af ansøgere til samtale på leder niveau
Ved ledelsesstillinger får hele ansættelsesudvalget samtlige ansøgninger til gennemsyn. Ved uenighed har skolelederen det afgørende mandat. Skolelederen indstiller til bestyrelsen.
10.2.2 Udvælgelse af ansøgere til samtale – skoleleder
Ved ansættelser af skoleleder indkaldes om muligt to kandidater til samtale med formand, næstformand, et bestyrelsesmedlem og en repræsentant for medarbejderne. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen efter at have rådført sig med medarbejderne.
10.3 Ansættelse af tidsbegrænset/ funktionsbundet personale
Ansættelse af tidsbegrænset/ funktionsbundet personale varetages af skolelederen i samarbejde med relevant personale. Disse ansættelser bliver informeret til bestyrelsen af skolelederen. Tidsbegrænset personale defineres som praktikanter, folk i jobtræning, eller arbejdsprøvning, samt vikarer i både skoledel og SFO. Funktionsbundet personale kunne være støttefunktion og andre ad hocopgaver, hvor mulighed for fleksibilitet af den eller anden årsag er nødvendig.
Der skal indhentes børneattest, på alle ansatte – eller beskæftiget personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Samt personer, der som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år, og som derved har mulighed for at få direkte kontakt med børnene, jf. Bekendtgørelse om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i skoler, fritids- og klubtilbud § 2.
11.0 Tavshedspligt
Oplysninger om enkeltpersoner og oplysninger, hvis videregivelse kan have negative konsekvenser for skolens fortsatte eksistens, er omfattet af tavshedspligt i henhold til den borgerlige straffelov.
Følgende forhold skal især iagttages:
1. Tavshedspligt vedr. enkeltpersoners, private selskabers eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold eller interne økonomiske forhold.
2. Tavshedspligt vedr. ansattes tjenesteforhold eller oplysninger opnået i relation hertil.
3. Tavshedspligt vedr. opnået indsigt i politiets efterforskning og forfølgelse af lovovertrædelser m.v.
4. Tavshedspligt vedr. skolens økonomiske interesser, f.eks. indhentede pristilbud, licitation, mv.
Hvert medlem er ansvarlig for, at det materiale, man modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.
Det påhviler til en hver tid det enkelte bestyrelsesmedlem at drage omsorg for de fortrolige informationer man måtte komme i besiddelse af; hvad enten det er pr. brev, fax, mail eller anden form for kommunikationsværktøj.
Fratræder et bestyrelsesmedlem skal vedkommende til formanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, man måtte være i besiddelse af. Såfremt et medlem afgår ved døden påhviler tilbageleveringspligten boet.
12.0 Inhabilitet
Inhabilitet foreligger altid i følgende tilfælde:
1. Hvis man har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller repræsenterer nogen, der har en sådan interesse.
2. Hvis nærtstående familiemedlemmer har personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald.
3. Hvis man deltager i firmaledelse, foreningsdannelse eller på vegne af en anden juridisk person, der har særlig interesse i sagens udfald.
4. Hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ens upartiskhed.
I tvivlstilfælde træffes afgørelse efter Forvaltningslovens kapitel 2. Ved inhabilitet kan man hverken deltage i afgørelse eller behandling af pågældende sag.
13.0 Udtræden af bestyrelsen i utide
Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker at udtræde af bestyrelsen i utide, skal pågældende fremsende en skriftlig anmodning til bestyrelsen. Hvis anmodningen imødekommes, indtræder 1. suppleanten i stedet. Denne vil efter tur være på valg, som det medlem, der er blevet erstattet. Suppleanter er i øvrigt på valg hvert år.
Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker orlov fra bestyrelsesarbejdet, kan dette bevilliges for max. 3 mdr. Suppleanten vil i sådanne tilfælde indtræde midlertidigt i bestyrelsen, dog kun frem til generalforsamlingen, med mindre der sker genvalg.
14.0 Skoleledelsen – og medarbejderrepræsentantens deltagelse
Medarbejderrepræsentanten, der deltager i bestyrelsesmøder, udpeges af den samlede medarbejdergruppe. Denne repræsentant er underlagt de, for de forældrevalgte bestyrelsesmedlemmer gældende regler, om tavshedspligt og inhabilitet.
Skoleledelsen og medarbejderrepræsentanten kan hver for sig og sammen erklæres inhabile af et flertal af bestyrelsen.
SFO-lederen deltager i bestyrelsesmøderne, og er underlagt samme regler som for de forældrevalgte.
Souschef deltager ad hoc.
15.0 Samarbejde med de ansatte
Bestyrelsen indkalder årligt til mindst ét fællesmøde mellem bestyrelse og medarbejderne.
De ansatte kan gennem medarbejderrepræsentanten udtale sig om alt på bestyrelsesmøder. Medarbejderrepræsentanten har pligt til at orientere de ansatte om beslutninger truffet på bestyrelsesmøderne, men kan dog af bestyrelsen pålægges tavshedspligt i konkrete sager. Tavshedspligten gælder også i forhold til kolleger.
16.0 Samarbejde med forældrene
Bestyrelsesmedlemmer, som af forældre kontaktes med henblik på løsning af pædagogiske problemstillinger i skolehverdagen, skal henvise til den pågældende medarbejder samt evt. skolelederen. Skolelederen har pligt til at orientere bestyrelsen om pædagogiske problemstillinger.
Midlertidig hjemsendelse af elever kan foretages af skolelederen i samarbejde med medarbejderne. Permanent bortvisning skal godkendes af bestyrelsen.
17.0 Skolelederens og formandens stående bemyndigelser
Skoleleder og bestyrelsesformand er tillagt følgende standardbemyndigelser:
1. Bemyndigelse til at fremsende breve mv. på skolens vegne.
2. Bemyndigelse til at udtale sig i pressen på skolens vegne.
3. Bemyndigelse til i fællesskab i særlige tilfælde uden først at konsultere resten af bestyrelsen at træffe beslutning om elevindskrivning og elevbortvisning. Efterfølgende forelægges sagen for resten af bestyrelsen.
4. Bemyndigelse til at træffe hastebeslutninger, idet sagen i alle tvivlstilfælde efterfølgende skal forelægges bestyrelsen.
5. Skolen tegnes af bestyrelsens formand og skolens leder i forening. Eller af en af disse i forening med skolens næstformand, jf. vedtægterne §10, stk. 1
6. Bemyndigelse til at indgå nye aftaler/køb relateret (dvs. køb, der ligger uden for budgettet) for max kr. 20.000.-
18.0 Budgetplanlægning
Kommenteret budget udarbejdes normalt inden den 1. november af skoleledelsen. Budgettet er dynamisk og godkendelse sker på et bestyrelsesmøde i marts. Der skal til enhver tid foreligge et overordnet budget for de to efterfølgende budgetår. Budgettet skal indeholde både drift og likviditet.
19.0 Fripladstilskud
Fordelingen af midler sker i fripladsudvalget bestående af skoleleder og et bestyrelsesmedlem i henhold til Friskolelov og tilskudsbekendtgørelse.
Det sker på baggrund af anonyme ansøgningsoplysninger.
20.0 Forældrekredsens tilsynsforpligtelse
Forældrene har til enhver tid mulighed for at følge undervisningen efter forudgående aftale med læreren. Forældrekredsen vælger en ekstern tilsynsførende iht. vedtægterne §5.